Externalisation : comment choisir le bon prestataire ?

Vous voulez externaliser une partie de vos activités ? Mais comment choisir le bon prestataire pour votre entreprise ? Suivez le guide !

Disposez-vous des ressources nécessaires pour gérer toutes les tâches de votre entreprise de manière adéquate ? Probablement pas. Pour la plupart des PME, pourvoir tous ces postes serait tout simplement trop coûteux. Pourtant, toutes vos fonctions doivent être fiables, sécurisées et rentables, quelle que soit votre taille… Heureusement, il existe une solution plus flexible et abordable que l’embauche interne : l’externalisation. D’ailleurs, 82 % des entreprises françaises y ont recours.

Le défi est alors de sélectionner le bon prestataire de services. Voici 6 conseils pour dénicher le meilleur :

1. Etudiez sa réputation

Benjamin Franklin a dit : « Il faut beaucoup de bonnes actions pour se construire une bonne réputation, et une seule mauvaise pour la perdre ».

Vous voulez réduire la liste des candidats pour d’externalisation de certaines tâches de votre entreprise ? Etudier la réputation des prestataires est un bon point de départ.

En effet, les antécédents d’un partenaire commercial réputé génèrent automatiquement une forme de confiance. D’anciens clients satisfaits présagent potentiellement des services de qualité et une bonne fiabilité. En pratique, vous pouvez vérifier les antécédents d’un prestataire via des avis en ligne. Ou en discutant avec ses clients actuels ou passés.

2. Choisissez un prestataire qui connaît votre activité

Ensuite, recherchez un prestataire de services qui a fait ses preuves et est bien informé. Idéalement, il devrait connaître vos produits, vos services, votre technologie, votre domaine d’activité, etc.

Et même si vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’il connaisse les moindres détails de votre entreprise, il doit parfaitement comprendre votre secteur d’activité. Ainsi, ses prestations seront mieux adaptées à vos besoins et, in fine, aux exigences de votre propre clientèle.

Exemples : Si vous cherchez un prestataire pour gérer le standard téléphonique de votre agence immobilière, privilégiez une télésecrétaire spécialisée en immobilier. Idem, s’il vous faut une secrétaire virtuelle pour prendre les appels de votre cabinet médical ou de votre étude juridique. Orientez donc vos recherches en fonction de vos besoins, de votre activité et de votre secteur.

Vous vous reconnaissez dans les cas cités à l’instant ? Sachez que bureau24 propose notamment des services adaptés ces domaines spécifiques.

3.Définissez clairement vos exigences

Si vous ne savez pas quels sont vos besoins, comment pouvez-vous les communiquer à votre fournisseur ? Et comment peut-il les satisfaire ? Il est donc évident qu’une clarification de vos attentes s’impose, même avant de chercher un prestataire. L’idée est d’établir un cahier des charges qui inclut l’ensemble de vos besoins et spécifications pour l’externalisation.

Concrètement, définissez les exigences, les points sensibles et les problèmes spécifiques auxquels votre prestataire devra répondre. Ensuite, classez-les par ordre de priorité et faites-en part à vos candidats. Sur base de leurs propositions (et idéalement de discussions), vous verrez alors lequel est le plus susceptible de vous satisfaire.

4. Fixez des attentes réalistes

De nombreuses relations client/prestataire se dégradent à cause d’attentes irréalistes. Dans les faits, il arrive parfois que le client ait des exigences bien trop élevées. Même le meilleur prestataire de son domaine ne pourra pas faire de miracles.

Afin de tirer le meilleur de votre collaboration, fixez donc des attentes réalistes. Puis apportez un soutien maximal pour aider le prestataire à les satisfaire. Cela passe notamment par la transmission de toutes les instructions et informations requises, et par un feedback régulier. A ce sujet, voici comment rédiger un brief efficace.

5. Privilégiez la compétence au coût

Evidemment, le prix et le retour sur investissement sont essentiels. Mais ne choisissez pas un prestataire uniquement parce qu’il est le moins cher. Sélectionnez-en un qui a fait ses preuves. Un professionnel qui possède l’expérience et les capacités nécessaires pour mener à bien sa mission.

Pour ce faire, voici quelques critères à considérer :

• Adéquation des services proposés avec vos besoins.
• Expérience avec des organisations de votre taille et de votre secteur.
• Qualité du service client et de l’assistance (personnalisation, disponibilité, etc.).
• Offres personnalisées pour les mises à niveau de produits ou services.
• Eventuels partenaires stratégiques du prestataire (et leur localisation).

Le mieux est de commencer par quelques recherches. Ensuite, choisissez un fournisseur en fonction de ses capacités et non de son coût. Et surtout, n’hésitez pas à en contacter plusieurs, afin de comparer leurs offres.

6. Communiquez avec votre fournisseur

Enfin, un fois votre fournisseur sélectionné, il faut favoriser la communication.

Voyez alors votre relation comme un partenariat. En effet, les entreprises qui considèrent leurs partenaires d’externalisation comme une partie intégrante de leur équipe augmentent considérablement leurs chances de succès. Traitez donc votre prestataire d’égal à égal. Et communiquez autant que possible.

Soyez également à son écoute et prêtez attention à ce qu’il a à dire. Ses remarques, idées et conseils pourraient favoriser un meilleur fonctionnement commun. Et il est même possible qu’ils vous aident à vous améliorer.